État des lieux : guide complet pour les propriétaires bailleurs
L'état des lieux est l'un des documents les plus importants dans une location immobilière. Réalisé à l'entrée et à la sortie du locataire, il conditionne la restitution du dépôt de garantie et protège aussi bien le bailleur que le locataire. Pourtant, il est encore trop souvent bâclé ou oublié. Dans ce guide complet, nous vous expliquons tout ce qu'il faut savoir pour réaliser un état des lieux conforme et vous protéger efficacement.
Qu'est-ce qu'un état des lieux ?
L'état des lieux est un document descriptif qui consigne l'état d'un logement à un instant donné. Il est réalisé à deux moments clés du bail :
- L'état des lieux d'entrée : effectué lors de la remise des clés au locataire, au début du bail
- L'état des lieux de sortie : effectué lors de la restitution des clés par le locataire, à la fin du bail
La comparaison entre ces deux documents permet de déterminer si le locataire a causé des dégradations pendant la durée de la location, au-delà de l'usure normale. C'est cette comparaison qui justifie ou non des retenues sur le dépôt de garantie.
Le cadre légal de l'état des lieux
La loi ALUR du 24 mars 2014
Avant la loi ALUR (loi pour l'Accès au Logement et un Urbanisme Rénové), l'état des lieux était certes pratiqué, mais son contenu n'était pas normalisé. La loi ALUR du 24 mars 2014 et son décret d'application du 30 mars 2016 ont rendu l'état des lieux obligatoire et ont précisé son contenu minimal.
Depuis cette réforme, l'état des lieux doit répondre à un formalisme strict défini par les articles 3-2 et 3-3 de la loi du 6 juillet 1989.
Un document contradictoire
L'état des lieux doit être établi de manière contradictoire, c'est-à-dire en présence des deux parties (ou de leurs représentants) :
- Le bailleur (ou son mandataire : agence immobilière, administrateur de biens)
- Le locataire (ou une personne mandatée par lui)
Les deux parties doivent signer le document pour qu'il soit valable. Si l'une des parties refuse de signer, il est possible de faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
L'état des lieux d'entrée : le point de départ
Quand le réaliser ?
L'état des lieux d'entrée doit être effectué le jour de la remise des clés, avant que le locataire ne prenne possession des lieux. Il est annexé au contrat de bail et en fait partie intégrante.
Pourquoi est-il crucial ?
L'état des lieux d'entrée constitue la référence à laquelle sera comparé l'état des lieux de sortie. Sans ce document, il est impossible de déterminer objectivement si des dégradations sont imputables au locataire.
Attention : en l'absence d'état des lieux d'entrée, la loi établit une présomption selon laquelle le locataire a reçu le logement en bon état. Cela signifie qu'en cas de litige, le locataire devra prouver que les dégradations existaient avant son entrée dans les lieux. Cette situation est donc défavorable pour le locataire.
Le délai de complément
Le locataire dispose d'un délai de 10 jours après la réalisation de l'état des lieux d'entrée pour demander au bailleur de le compléter. Pendant la première période de chauffe, le locataire peut demander que l'état des lieux soit complété concernant les équipements de chauffage et de production d'eau chaude.
L'état des lieux de sortie : le moment de vérité
Quand le réaliser ?
L'état des lieux de sortie est effectué lors de la restitution des clés par le locataire, c'est-à-dire au moment où il quitte le logement. Il peut être réalisé le dernier jour du préavis ou à une date convenue entre les parties.
Les conséquences de l'absence d'état des lieux de sortie
Si aucun état des lieux de sortie n'est réalisé, la loi établit une présomption selon laquelle le locataire a restitué le logement en bon état. Cette situation est cette fois défavorable pour le bailleur, qui ne pourra pas justifier de retenues sur le dépôt de garantie.
C'est pourquoi il est essentiel pour le propriétaire de toujours insister pour réaliser cet état des lieux, même si le locataire se montre réticent.
Que doit contenir l'état des lieux ?
Le décret du 30 mars 2016 précise les mentions obligatoires de l'état des lieux. Voici ce qu'il doit comporter :
Les informations générales
- Le type d'état des lieux : entrée ou sortie
- La date de réalisation
- La localisation du logement (adresse complète)
- Le nom ou la dénomination des parties (bailleur et locataire) et leur domicile ou siège social
- Le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social des mandataires éventuels
La description détaillée du logement
Pour chaque pièce et partie du logement, l'état des lieux doit décrire :
- Les revêtements de sol (parquet, carrelage, moquette, etc.) et leur état
- Les murs et cloisons (peinture, papier peint, etc.) et leur état
- Les plafonds et leur état
- Les menuiseries (portes, fenêtres, volets) et leur état
- Les équipements (placards, étagères, prises, interrupteurs, radiateurs, etc.)
- Les sanitaires (lavabo, douche, baignoire, WC) et leur état
Les relevés de compteurs
L'état des lieux doit mentionner les relevés des compteurs individuels :
- Compteur d'eau (froide et chaude si compteurs séparés)
- Compteur d'électricité
- Compteur de gaz (le cas échéant)
Ces relevés sont essentiels pour la répartition des consommations entre l'ancien et le nouveau locataire.
L'inventaire des clés
Le nombre et le type de clés remises au locataire doivent être consignés (clés de la porte d'entrée, de la boîte aux lettres, du garage, de la cave, badges d'accès, télécommandes, etc.).
Mentions spécifiques à l'état des lieux de sortie
L'état des lieux de sortie doit également mentionner :
- La nouvelle adresse du locataire
- La date de réalisation de l'état des lieux d'entrée
- Les éventuelles évolutions constatées depuis l'entrée dans les lieux
Qui réalise l'état des lieux et à quel coût ?
L'état des lieux amiable (gratuit)
Les parties peuvent réaliser l'état des lieux elles-mêmes, sans faire appel à un professionnel. Dans ce cas, l'état des lieux est entièrement gratuit pour le locataire.
Si le bailleur est représenté par un professionnel (agent immobilier, administrateur de biens), des frais peuvent être facturés au locataire pour l'état des lieux d'entrée uniquement, dans la limite de 3 € TTC par m² de surface habitable. L'état des lieux de sortie est toujours gratuit pour le locataire.
Le recours au commissaire de justice
En cas de désaccord entre les parties ou si l'une d'elles refuse de réaliser l'état des lieux, il est possible de faire appel à un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
Dans ce cas :
- Les frais sont partagés à parts égales (50/50) entre le bailleur et le locataire
- Le coût varie généralement entre 150 € et 300 €, selon la surface du logement
- Le commissaire de justice adresse une convocation aux deux parties au moins 7 jours avant la date prévue
Comparaison entrée/sortie et dépôt de garantie
Le principe de la comparaison
La mise en regard de l'état des lieux d'entrée et de l'état des lieux de sortie permet de déterminer :
- Les dégradations imputables au locataire (au-delà de la vétusté normale)
- Les réparations locatives qui n'ont pas été effectuées
- Les éventuels équipements manquants
La notion de vétusté
La vétusté correspond à l'usure normale du logement et de ses équipements liée au temps et à un usage normal. Elle ne peut pas être imputée au locataire. Par exemple :
- Un parquet légèrement rayé après 5 ans d'occupation relève de la vétusté
- Un trou dans le mur ou une vitre cassée constitue une dégradation
La loi ALUR prévoit la possibilité d'appliquer une grille de vétusté convenue entre les parties, qui fixe la durée de vie théorique des matériaux et la part résiduelle à la charge du locataire.
Les délais de restitution du dépôt de garantie
Le délai de restitution du dépôt de garantie dépend du résultat de la comparaison :
- État des lieux de sortie conforme à l'état des lieux d'entrée : restitution dans un délai de 1 mois
- Différences constatées entre les deux états des lieux : restitution dans un délai de 2 mois, déduction faite des sommes justifiées
Le bailleur doit justifier toute retenue par des devis ou des factures de remise en état.
Conseils pratiques pour réussir votre état des lieux
Prenez des photos
Les photos constituent des preuves complémentaires précieuses en cas de litige. Photographiez chaque pièce sous plusieurs angles, ainsi que chaque anomalie constatée (fissure, tache, rayure, etc.). Pensez à horodater vos photos.
Soyez exhaustif
Ne négligez aucun détail. Vérifiez le bon fonctionnement des équipements : robinets, chasse d'eau, interrupteurs, prises électriques, volets, serrures, VMC, etc. Un oubli pourra être difficile à faire valoir par la suite.
Utilisez un modèle standardisé
Un modèle structuré vous aide à ne rien oublier et facilite la comparaison entre l'entrée et la sortie. Des outils de gestion locative comme QeeZ proposent des modèles conformes à la réglementation.
Réalisez l'état des lieux en journée
Privilégiez la lumière naturelle pour mieux détecter les défauts. Évitez de réaliser l'état des lieux en fin de journée ou dans un logement peu éclairé.
Vérifiez les diagnostics obligatoires
Lors de l'entrée dans les lieux, assurez-vous que tous les diagnostics obligatoires ont été remis au locataire, notamment le DPE (Diagnostic de Performance Énergétique) et l'ERP (État des Risques et Pollutions). Ces documents font partie du dossier de diagnostic technique annexé au bail.
Pensez aux quittances de loyer
L'état des lieux est un moment clé, mais la gestion locative ne s'arrête pas là. Tout au long du bail, vous devrez notamment fournir des quittances de loyer à votre locataire.
Tableau récapitulatif : l'état des lieux en un coup d'œil
| Élément | Détail |
|---|---|
| Base légale | Loi ALUR du 24 mars 2014, décret du 30 mars 2016 |
| Caractère | Obligatoire et contradictoire |
| État des lieux d'entrée | Jour de la remise des clés, annexé au bail |
| État des lieux de sortie | Jour de la restitution des clés |
| Contenu | Description pièce par pièce, relevés compteurs, inventaire clés |
| Coût (amiable) | Gratuit (max 3 €/m² si professionnel à l'entrée) |
| Coût (commissaire de justice) | 150-300 €, partagé 50/50 |
| Absence d'EDL d'entrée | Présomption de bon état (défavorable au locataire) |
| Absence d'EDL de sortie | Présomption de bon état restitué (défavorable au bailleur) |
| Restitution dépôt (conforme) | 1 mois |
| Restitution dépôt (différences) | 2 mois |
FAQ : vos questions sur l'état des lieux
L'état des lieux est-il obligatoire ?
Oui. Depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, l'état des lieux est obligatoire pour les locations à usage de résidence principale soumises à la loi du 6 juillet 1989. En l'absence d'état des lieux, des présomptions légales s'appliquent, ce qui peut être préjudiciable pour l'une ou l'autre des parties.
Peut-on modifier l'état des lieux après sa signature ?
Le locataire dispose d'un délai de 10 jours après la signature de l'état des lieux d'entrée pour demander des modifications ou compléments. Passé ce délai, toute modification nécessite l'accord des deux parties ou l'intervention d'un commissaire de justice.
Que se passe-t-il si le locataire refuse de signer l'état des lieux ?
En cas de refus de l'une des parties, l'autre peut faire appel à un commissaire de justice qui réalisera l'état des lieux. Les frais seront alors partagés entre les deux parties. L'état des lieux dressé par le commissaire de justice a une valeur probante renforcée.
Comment distinguer la vétusté d'une dégradation ?
La vétusté résulte de l'usage normal du logement dans le temps (peinture qui jaunit, moquette qui s'use). Une dégradation résulte d'un usage anormal ou d'un défaut d'entretien (trou dans un mur, brûlure sur un plan de travail). En cas de doute, une grille de vétusté peut être annexée au bail pour objectiver la distinction.
Le locataire peut-il être facturé pour l'état des lieux ?
Pour l'état des lieux d'entrée réalisé par un professionnel mandaté par le bailleur, la part imputable au locataire est plafonnée à 3 € TTC/m². L'état des lieux de sortie est toujours gratuit pour le locataire (sauf recours à un commissaire de justice, frais partagés 50/50).
Combien de temps faut-il conserver l'état des lieux ?
Il est recommandé de conserver l'état des lieux pendant toute la durée du bail et au moins 3 ans après la fin du bail, ce délai correspondant à la prescription des actions en matière locative. Le bailleur doit pouvoir le produire en cas de litige.
Doit-on mentionner les meubles dans l'état des lieux ?
Pour une location meublée, oui : un inventaire du mobilier et des équipements doit être annexé à l'état des lieux. Ce document liste chaque meuble et équipement fourni ainsi que son état. Pour une location vide, seuls les équipements fixes (cuisine équipée, placards intégrés, etc.) sont décrits dans l'état des lieux.
Vous gérez des biens en location et vous cherchez un outil pour simplifier votre gestion locative ? QeeZ vous aide à gérer vos baux, quittances et diagnostics en toute simplicité.